En el momento en que uno desea realizar un reclamo, debe buscar la forma adecuada de hacerlo para que pase desapercibido; en ocasiones el reclamo es válido pero la forma de hacerlo no, y ese error termina opacando todo. Para eso usaremos una carta de inconformidad.
Es sumamente importante no omitir ninguna de las partes de la carta (explicamos a continuación), y tampoco hay que confundirse en la forma en que la redactaremos dependiendo del tipo de persona que la recibirá (también lo explicaremos).
Dicho documento debe ser escrito exacto, claro y en un lenguaje perfecto relatando los hechos que presenta dicha queja y de ser posible anexar todo tipo de documentos posibles que respalde todo lo dicho en las cartas.
Ejemplos de cartas de inconformidad
- Ejemplo de carta de inconformidad de persona física a persona física (entre particulares)
- Ejemplo de carta de inconformidad de persona física a persona moral (a una empresa)
- Ejemplo de carta de inconformidad de persona moral a persona moral (de empresa a empresa)
Partes de una carta de inconformidad
- Fecha y hora en que esta se realiza
- Nombre y cargo del destinatario
- Cuerpo en sí del mensaje. Explicación detallada sobre la inconformidad.
- Despedida
- Información de quien envia la carta
- Opcional: Si la carta es enviada a más de una persona, mencionar a quién en todas las copias.
Tipos de cartas de inconformidad
- De persona física a persona física.
- De persona física a personas moral.
- De persona moral a personas moral.
Nota importante: Por persona física nos referimos a un particular (un gerente, un vecino, un cliente, un inquilino); Por persona moral (o también conocido como persona jurídica) nos referimos a una empresa.
Características de una carta de inconformidad
- Formal – Aunque redundante, este detalle es crucial. Muchas veces al estar inconformes las personas usan palabras fuera de lugar (incluso insultos) cuando en realidad lo que más hay que evitar es precisamente eso. La idea es plantear los hechos tal cual ocurrieron y notificar a una persona en particular. Lo ideal es recibir una respuesta no solo con una disculpa, sino que de ser posible, con una solución ante el problema originado.
- Extensa – No siempre debe ser extensa (si los hechos son simples, debe detallarse y listo), pero si lo es no está mal. No es por ejemplo un telegrama que por más que haya mucho que explicar, hay que resumir. Si uno necesita explayarse, puede hacerlo.
- Velocidad de respuesta moderada – Aunque no tiene que ver en sí con la carta, sino con la respuesta de la misma, es importante. Enviar una carta de inconformidad y recibir una respuesta claramente no es una vía rápida. No es que una vez enviada, en cuestión de horas (por ejemplo 24 a 48 horas) tendremos una respuesta con una solución. Generalmente esto demora al menos 1 semana, o incluso más. Una forma de ver si realmente es gente seria, es calcular el tiempo de respuesta. Si no la responden, o quizás demoran incluso meses en ofrecernos una respuesta (que aunque parezca raro, en ocasiones es una respuesta pobre o incluso que parece automática), entonces no es gente seria. Por otra parte, muchas empresas demuestran seriedad al responder de forma veloz y eficiente a nuestra inconformidad.
Es una misiva por el lado del cual se pone el desconforme que uno siente por algo y esta sea necesario para utilizarlo y prestar este servicio como reemplazando varias cosas a la ves donde uno quiere relatar hechos de desconformidad mediante una carta donde expone todo lo relacionado a las quejas que uno puede llegar a sentir y tener. A pesar del objetivo que tiene una carta es necesario la suma de importancia de evitar utilizar un tono agresivo o grosero
