Ejemplo de funciones de una secretaria. Muchas veces una secretaria también puede que sea en realidad una asistente como puede hacer las dos cosas a la ves, puede variar mucho dependiendo el tipo de jefe que tenga o también que este ejerza ese puesto. Lo cierto es que son muchas las funciones de una secretaria, como así también son muchos los tipos de trabajos donde puede haber una secretaria.
Ejemplos de funciones de una secretaria
- Filtrar las llamadas hacia su superior, solo transmitiéndole las importantes.
- Llevar día a día la agenda, con lujo detalle, de su superior.
- Organizar entrevistas en horarios e intereses de su superior.
- Tomar todo tipo de recados de quien está a cargo, sin importar la via en que estos lleguen.
- Llevar un archivo completo y actualizado de las reuniones.
- Dar a conocer a su jefe todo tipo de pendientes a los que este necesita darle importancia.
- En algunos casos, llevar control de la caja chica de la empresa.
- En general, facilitar el trabajo o las tareas de su superior.
Una secretaria puede ser exclusividad de una persona, o tal ves pueda asistir a toda una oficina, porsupuesto que esto depende de las necesidades. Las cosas que tiene que hacer una secretaria es la de atender los llamados que son para él, atender, tomar todos los recados que sean suficientes para darle los comentarios que allí se hagan y porsupuesto que serán atendidos anteriormente por la secretaria para que ella se los lleva a su jefe.
Ejemplos de funciones de una secretaria administrativa
- Recepcionar mensajes.
- Filtrar información
- Tomar redaudos importantes para su superior
Ejemplos de funciones de una secretaria ejecutiva
Usualmente en grandes empresas, donde nos encontramos con importantes cargos jerárquicos. Cuenta no solo con las habilidades fundamentales de una secretaria (mecanografía, uso de computadoras, responsabilidad), sino que además cuenta con habilidades como:
- Discreción
- Diplomacia
- Buen juicio
- Capacidad de resolver problemas de forma independiente.
Ejemplos de funciones de una secretaria general
Dejando de lado cualquier tipo de funcion básica de una secretaria, esta vez estamos hablando de una empresa de gran tamaño donde incluso hay una secretaria general, encargada del resto de las secretarias. Además, esta misma obviamente tendrá un superior directo a quien atender. Su cargo es mayor, por lo tanto su responsabilidad es aún mayor.
- Coordinar reuniones y/o asambleas.
- Tomar decisiones básicas por su jefe. Suelen ser de gran cercanía, conoce su forma de pensar y cómo actuaría ante ciertas situaciones básicas.
- Saber qué es lo que necesita su jefe, generalmente una persona de alta jerarquía.
- Igual a secretaria ejecutiva, pero aún con más responsabilidades.
Ejemplos de funciones de una secretaria recepcionista
- Dar la bienvenida a quienes ingresen en el establecimiento / oficina
- Atender llamados telefónicos.
- Filtrar a los visitantes (en ocasiones, no toda la gente es bienvenida por más que se diga lo contrario).
- Mantener al tanto a quien corresponda de los movimientos en la puerta. Aunque no parezca, es un puesto clave.
Será la que deba llevar una orden en una agenda para informarle siempre a su superior, tanto en los números que esta contiene como el mantenerla actualizada, es necesario también que coordine sus horarios de citas, cursos, reuniones que él pueda llegar a tener o concretar, osea cualquier tipo de compromiso que el jefe tenga.
Aquella persona que lleve a cabo el puesto de secretaria tendrá que resultar puesto de que es realmente una secretaria, cosas que serán revisadas por los altos mandos de la empresa, para que con estos puedan tomar decisiones y crear historias de estrategias para manejar el desempeño. Algunas de otras importancias de una secretaria es que tiene que pedir cotizaciones a diferentes proveedores y elegir las mejores para presentarlas a sus jefes bien directo.
Por lo general lo que una secretaria debe hacer es lo más importante es que tener que recibir todos los mensajes que lleguen para su jefe y que esta tome decisiones por él, si de verdad el está ausente, digamos que sería como un reemplazo si este jefe no estuviera, por eso les dan tanto poder a ellas.
Ese fué el ejemplo de funciones de una secretaria, lo que ellas siempre tienen por seguro es que si ellos no están ellas serán las responsables de todo lo que suceda hasta que este aparezca.
